7 Anforderungen an rechtsgültige Zertifikate

Damit ein Schulungszertifikat über erlangte Fähigkeiten oder Qualifikationen im deutschsprachigen Raum rechtsgültig ist, müssen verschiedene Mindestkriterien erfüllt sein. Die Einhaltung der Standards für Zertifikate sorgt für Transparenz, Vertrauenswürdigkeit und Vergleichbarkeit der erworbenen Qualifikationen.

Bei Online Unterweisungen oder Schulungen der Mitarbeiter mittels einer Software sind rechtsgültiger Nachweise ein wichtiges Qualitätskriterium. Folgende Inhalte muss ein Nachweis enthalten – gleichgültig, ob diese Bescheinigung mittels einer Unterweisungssoftware erlangt wurde oder Bestätigung einer Präsenzveranstaltung ist:

1. Angabe der Schulungsinhalte

Ein Schulungszertifikat sollte klare Angaben zu den vermittelten Inhalten bzw. Lernzielen aufweisen. Die Teilnahmebestätigung muss unmissverständlich aufzeigen, über welche Qualifikation bzw. Wissenstand der Zertifikatsinhaber*in verfügt.

Mit dem knappen, aber aussagekräftigen Schulungstitel ist damit in den meisten Fällen ausreichend Rechnung getragen.

2. Qualifizierte Trainer

Die Schulungsunterlagen müssen von kompetenten Trainer*innen oder Expert*innen erstellt werden, die über die notwendige Fachkompetenz und didaktischen Fähigkeiten verfügen. Die Qualifikation der Trainer*innen trägt wesentlich zum Erfolg der Schulung und damit der Qualität eines Zertifikat bei.

3. Angabe der Dauer und Intensität

Schreibt der Gesetzgeber vor, dass die Dauer einer Schulung Bestandteil des Nachweises sein muss, ist diese Zeit auch am Zertifikat anzuführen.

Das Zertifikat sollte die Dauer der Unterweisung in Stunden oder Tagen sowie die Art der Schulung (z.B. Präsenzschulung, Onlineschulung, Präsenzschulung mit Online-Prüfung, etc.) angeben.

Ist eine Angabe am Zertifikat nicht zwingend erforderlich, kann die Schulungsdauer auch anderweitig erfasst werden. Eine Information oder Statistik darüber ist auf jeden Fall wertvoll! Oft ist der Nachweis von Schulungszeiten wichtiger Bestandteil von Audits, bei Zertifizierungen oder internen Kennzahlen-Ermittlungen.

4. Bewertung und Prüfung

Ein rechtsgültiges Schulungszertifikat setzt oft eine Form von Überprüfung voraus. Damit wird sichergestellt, dass die Teilnehmer die Lernziele erreicht haben. Das kann durch einen einfachen Test am Ende einer Weiterbildung erfolgen.

5. Dokumentation des Teilnehmers

Ein Zertifikat muss im Minimum Folgendes enthalten:

• Name des Teilnehmers

• Datum der Schulung

• Unterschrift bzw. Bestätigung des Ausstellers

Bei Online Schulungen empfiehlt sich eine digitale Signatur durch die Software. Ob diese visualisiert am Zertifikat mit angedruckt oder „im Hintergrund“ geführt wird, ist irrelevant.

6. Datenschutz und Sicherheit

Bei der Ausstellung von Schulungszertifikaten sind alle gültigen Datenschutzbestimmungen zu beachten. Für die Zertifikate gilt das Minimierungsgebot, also nur so viele persönliche Informationen am Zertifikat anzudrucken wie nötig.

Durch geeignete Datenschutzmaßnahmen muss zudem sichergestellt sein, dass die persönlichen Daten der Teilnehmer geschützt werden. Damit wird Missbrauch oder Identitätsdiebstahl verhindert.

7. Akkreditierte Bildungseinrichtung

Bei speziellen Schulungen kann eine rechtsgültige Weiterbildung ausschließlich durch eine akkreditierte Bildungseinrichtung nachgewiesen werden. Diese Einrichtungen müssen von den Bildungsbehörden genehmigt sein und den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.

Typische Fälle sind Weiterbildungen im Hygienebereich, regelmäßige Fortbildungen für LKW-Lenker oder Gefahrgutschulungen.

Mit einer guten Schulungssoftware lassen sich externe Zertifikate smart und einfach verwalten, archivieren und auswerte.

Länderspezifische Vorschriften

Die genannten Anforderungen für die Rechtsgültigkeit sind als allgemeine Leitlinien zu verstehen, die in vielen Ländern, einschließlich Österreich, Deutschland und Schweiz, Anwendung finden.

Allerdings können sich rechtliche bzw. bildungspolitische Rahmenbedingungen in jedem Land unterscheiden. Daher ist es wichtig, nationale Regelungen zu berücksichtigen:

• In Deutschland regeln beispielsweise die Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie andere Berufsverbände die Anerkennung von Zertifikaten für bestimmte Berufe.

• In der Schweiz variiert die Anerkennung von Schulungszertifikaten je nach Kanton und Bildungseinrichtung. Beispielsweise sind die Eidgenössischen Berufsbildungsämter (EBB) und die Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK) sind für die Anerkennung von Qualifikationen zuständig.