Self-Hosted-LMS oder SaaS?

Was bedeutet Self-Hosted bzw. SaaS?

Bei der Wahl einer Schulungsplattform haben Sie zwei Hosting-Möglichkeiten: On-Premise (auch: „Self-Hosted“) oder SaaS („Software as a Service“). Unternehmen erwerben Self-Hosted-LMS von Softwareanbietern und installieren sie anschließend auf ihren eigenen Servern. Die Alternative, SaaS-LMS, werden vom Software-Anbieter aus der Cloud bereitgestellt. Der Unterschied liegt also darin, wo die Software installiert ist.

Warum macht das also – nicht nur für IT-Expert*innen – einen Unterschied?

Unterschiede auf einen Blick

Das LMS LENA ist eine der wenigen Schulungsplattformen, die beide Varianten anbietet. Daher können wir Ihnen einen objektiven Vergleich liefern:

*Abhängig von unternehmensintern benötigtem Aufwand. Für LENA in der Cloud gibt es anders als bei anderen Anbietern keine Setup-Kosten.

Einen LMS-Anbieter auszuwählen, der beide Varianten anbietet, hat den Vorteil, dass ein vergleichsweise einfacher Wechsel zwischen SaaS und Self-Hosted möglich ist.

Self-Hosted-LMS: Vorteile & Nachteile

Vorteil: Kontrolle und Datenschutz

Mit NIS2 und zunehmenden gesetzlichen Anforderungen an die Datensicherheit steigt das Interesse an On-Premise-Softwares. Betroffene europäische Unternehmen müssen robuste Sicherheitsmaßnahmen setzen, um Haftungsrisiken und Datenvorfälle zu vermeiden.

Auch auf Learning Management Systemen sind häufig sensible Daten gespeichert:

• Personaldaten, z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Personalnummern

• Organigramme & Rollen

• Vertrauliche Schulungsinhalte, Betriebsanweisungen & Dokumentationen

Ein Self-Hosted-LMS ermöglicht die Kontrolle der Systemumgebung. Somit können Unternehmen eigenverantwortlich sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien und -maßnahmen eingehalten werden. Aus diesem Grund sind On-Premise-Lösungen für viele Organisationen mit kritischer Infrastruktur alternativlos.

Trotzdem ist es wichtig zu wissen, dass On-Premise-LMS nicht automatisch sicherer sind – dafür muss ein rigoroses Sicherheitskonzept eingehalten und das System laufend gewartet werden.

Vorteil: Laufende Kosten

Ein Self-Hosted-LMS verursacht kaum regelmäßigen laufenden Kosten. Diese beschränken sich auf:

• Die benötigte Systemumgebung

• Zeit des internen IT-Personals

Dadurch können Sie als Unternehmen mit der Zeit einen Break-Even-Point erreichen. Allerdings sollten dennoch unregelmäßige Kosten einkalkuliert werden, wie Software-Updates sowie Support des LMS-Anbieters.

Nachteil: IT-Ressourcen

Die Flexibilität eines Self-Hosted-LMS ist jedoch auch sein größter Nachteil. Die Wartung des Systems liegt in den Händen des Unternehmens. IT-Expert*innen müssen das LMS warten, updaten und Supportanfragen bearbeiten.

Zudem ist dadurch die Skalierung eines LMS komplexer. Wächst Ihr Unternehmen stark, müssen nicht nur zusätzliche Lizenzen erworben, sondern auch die IT-Umgebung ausgebaut werden.

Nachteil: Anschaffungskosten

Zusätzlich sind die Anschaffungskosten für eine On-Premise-LMS höher, da der Softwareanbietende dabei auf ein monatliches oder jährliches Abo verzichtet. Verwendet ein Unternehmen das Self-Hosted-LMS lange genug, kann sich der Kostennachteil allerdings durchaus in einen Kostenvorteil verwandeln.

Nachteil: Implementation

Self-Hosted-Software ist grundsätzlich keine „Plug & Play“-Lösung. Die Einrichtung erfordert technisches Know-how, da die Software auf Ihren Servern installiert, konfiguriert und gewartet werden muss. Unternehmen müssen sich um Datenbanken, Hosting-Infrastruktur, Sicherheitskonzepte und regelmäßige Updates selbst kümmern.

Zudem kann die Anpassung an bestehende IT-Systeme zeitaufwendig sein – insbesondere, wenn Schnittstellen zu HR-Software, Single-Sign-On (SSO) oder anderen Unternehmensanwendungen erforderlich sind. Die Implementierung kann je nach Komplexität Wochen oder sogar Monate dauern, bevor das System voll einsatzfähig ist.

SaaS-LMS: Vorteile & Nachteile

Cloud-Plattformen aller Art dominieren den Markt. Allein von 2021 auf 2023 ist der Anteil der Unternehmen, die SaaS-Lösungen gekauft haben, um 4,2 Prozentpunkte gestiegen (Quelle). Bei Cloud-LMS sieht der Trend ähnlich aus. Die Gründe dafür sind vielfältig:

Vorteil: Plug & Play

Start auf Knopfdruck: Ein SaaS-LMS ist innerhalb weniger Minuten eingerichtet und kann innerhalb weniger Tage im ganzen Unternehmen ausgerollt werden. Wichtige Unternehmensinformationen sind schnell eingefügt. Sofern die Plattform Import-Schnittstellen anbietet, sind auch die Mitarbeiter*innen im Handumdrehen im System. Danach ist alles eine Frage gewünschter Addons und des Umfangs der Trainingsinhalte, doch auch hier bieten einige Schulungsplattformen wie LENA Hilfe bei der Digitalisierung.

Vorteil: Planbarkeit

Die Kosten eines Cloud-LMS sind genau planbar. Die Kosten basieren in der Regel auf der Anzahl der Nutzer und werden monatlich oder jährlich abgerechnet. Das erleichtert die Budgetierung innerhalb Ihres Unternehmens.

LENA Kund*innen zahlen immer genau die Anzahl aktiver Benutzer*innen, sodass Sie beim 501. Benutzer nicht plötzlich unvorhergesehen in eine höhere Preisklasse steigen. Auch andere Abrechnungsmodelle, wie beispielsweise nach Anzahl der abgeschlossenen Trainings, sind möglich.

Vorteil: 360°-Support

Bei der Zahlung eines Abonnements ist der Support für die Software bereits inbegriffen. Egal, ob Sie eine Funktion nicht finden oder eine technische Frage haben, dies ist Teil des Software-Abos. Bei On-Premise-Schulungsplattformen sind Supportanfragen entweder auf limitierte Zeit oder nur mit zusätzlichen Kosten verfügbar.

Nachteil: Abhängigkeit vom Anbieter

Ob Sonderwünsche und neue Funktionen umgesetzt werden, liegt bei einer SaaS-Lösung allein am Anbieter. Dasselbe gilt für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. Sollten Sie etwa Datenschutz- oder IT-Security-Anforderungen haben, die über die gesetzliche Pflicht eines Software-Anbieters hinausgehen, gilt es diese mit dem Anbieter zu klären.

Nachteil: Laufende Kosten

Die Kosten für ein LMS, welches in der Cloud gehostet wird, entstehen ein Software-Leben lang – auch wenn die Einstiegskosten gering sind.

Wie sollten Sie sich entscheiden?

Für die meisten Unternehmen ist ein Cloud-LMS nach wie vor die beste Wahl: Es beansprucht interne Ressourcen kaum und funktioniert zuverlässig. Es gibt allerdings einige Fälle, in den denen sich der Blick auf ein Self-Hosted-LMS lohnt.

Der wichtigste Anwendungsfall sind staatliche Einrichtungen, Sicherheitsunternehmen, Unternehmen im Finanzsektor und weitere Organisationen, die bei Software auf rigorose Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen achten. Die zusätzliche Kontrolle, die ein On-Premise-System liefert, ist hier eine Voraussetzung für Softwares aller Art.